FAQ Assist

Laatste update: donderdag 7 januari 2021

Als je je voor het eerst aanmeldt in Assist, raden we je sterk aan om het webinar te (her)bekijken. Bekijk een stukje van de uitleg, en tracht nadien net hetzelfde te doen in jouw abonnement. Zo leer je stap voor stap hoe je met Assist kan werken, en hoe je jouw leden perfect online kan beheren.
AANMELDEN / ACCOUNT

Hoeveel tijd hebben we om onze eerste keer in te loggen in Assist met de gegevens die jullie doorstuurden?

De activatielink in de mail die eerder verstuurd werd, blijft actief en er staat dus geen ‘deadline’ op het activeren van je abonnement. Je kan dus voor het eerst aanmelden wanneer je daar tijd voor hebt.

We gebruiken Assist al voor onze boekhouding. Moeten wij het abonnement in Assist dan nog activeren?

Dan hoeven jullie in principe niet meer op de activatielink klikken. Jullie abonnement staat in dat geval al gekoppeld aan de databank van VLAMO dus jullie kunnen gewoon verder werken in Assist zoals voordien. Enkel komt er voor jullie het luikje ‘Leden’ bij waar je naast de boekhouding ook jullie leden dienen in te beheren. Je mag dus gewoon aanmelden met je gebruikelijke e-mailadres en wachtwoord dat je zelf hebt gekozen.

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Eens je aangemeld bent in Assist, kan je je wachtwoord wijzigen via de rubriek ‘Opties’ - ‘Mijn gebruikersaccount’.

Een link om een nieuw wachtwoord aan te vragen vind je hier terug.

Kunnen we slechts met 1 e-mailadres/account aanmelden? (Of kunnen bv. onze boekhouder en de persoon van die de ledenadministratie verzorgt elk een eigen inlogaccount hebben?)

Het klopt dat je in Assist START, het abonnement dat inbegrepen zit in het lidmaatschap van VLAMO, met slechts 1 account kan aanmelden. Iedereen gebruikt dus hetzelfde e-mailadres en wachtwoord en je kan dus geen rechten toekennen aan meerdere accounts. In Assist PLUS kan dit wel en kan je zoveel gebruikers toevoegen als nodig, elk met een eigen e-mailadres en wachtwoord. Daarnaast kan je dan per account bepalen tot welke rubrieken deze gebruiker toegang heeft en met welke rechten: enkel leesrechten of ook schrijfrechten.

De beheerder van jullie abonnement kan deze rechten aanpassen via de rubriek ‘Opties’ - ‘Gebruikers toevoegen en bewerken’.

Stel dat we aanmelden met het algemeen e-mailadres van onze vereniging, worden de mails en nieuwsbrieven dan nog verstuurd naar de desbetreffende contactpersonen (bv. een factuur rechtstreeks naar de persoon van de boekhouding, een nieuwsbrief omtrent ledenadministratie rechtstreeks naar persoon van ledenbeheer, enz.) zoals dit vroeger gebeurde in de andere database? Of wordt alle communicatie dan naar 1 centraal e-mailadres gestuurd, namelijk datgene waarmee je aanmeldt? 

Het e-mailadres dat je gebruikt om aan te melden in Assist staat volledig los van andere communicatie met VLAMO. Indien nodig, zal er op dat e-mailadres enkel communicatie vanuit Assist verstuurd worden, over de werking van het programma of aankondigingen van nieuwe mogelijkheden. Alle andere communicatie met VLAMO zal gebeuren via de contactgegevens die je in Assist opgeeft onder de rubriek ‘Vereniging’ - ‘Algemene gegevens van de vereniging’ en dan onder ‘Contactgegevens’ en ‘Financiële gegevens’. Daar geef je het e-mailadres op van de correspondent en de factuurontvanger.

VERZEKERINGEN

Waar vind ik het verzekeringsattest terug?

Het verzekeringsattest is voor jullie vereniging beschikbaar als download in Assist. 

Eens je bent aangemeld in Assist:

  • Klik bovenaan op tabblad 'Vereniging' 
  • Kies links 'Algemene gegevens van de vereniging' 
  • Kies bij Welke Gegevens via het dropdown-menu: 'lidmaatschap bij VLAMO vzw' 
  • Onderaan kan je het 'Verzekeringsattest 2021' downloaden.

Hoeveel kost de verzekering van onze leden?

De huidige tarieven voor verzekering zijn:

  • Optie 1 (= basisverzekering): 8 euro per persoon
  • Optie 2: 9 euro per persoon
  • Optie 3: 10 euro per persoon
  • Optie 4: 11 euro per persoon

De opties 2, 3 en 4 bieden hogere waarborgen bij de verzekering.

Meer informatie over de verzekeringen vind je hier terug of bij onze verantwoordelijke verzekeringen Shirley Deceuninck (shirley.deceuninck@vlamo.be of 09 265 80 05).

Zijn onze leden het hele jaar door verzekerd?

De facturatie van onze aangesloten verenigingen start jaarlijks op 1 februari.

De verzekering blijft doorlopen tot de eerstvolgende facturatie en mits de bijdrage werd vereffend voor de vervaldatum vermeld op de factuur.

Nieuwe leden zijn verzekerd zodra je ze toevoegt aan de ledenlijst in Assist en de gewenste verzekering werd aangeduid.

    Bestaat de mogelijkheid om het totaal aantal verzekerde leden te zien? [UPDATE 17/12]

    Een overzicht van het aantal verzekerde leden en abonnementen op Klankbord kan je terugvinden via het tabblad ‘Vereniging’

    • Kies links ‘Algemene gegevens van de vereniging’
    • Selecteer in het drop-downmenu ‘Lidmaatschap bij VLAMO vzw’.

    Indien je een Excel wil downloaden kan dat via de rubriek ‘Leden’ - ‘Leden importeren en updaten’.

    In die Excel hebben we extra kolommen toegevoegd met Verzekeringen en Klankbord.

    Waar vind ik de verzekeringsoptie terug en kan ik dit aanpassen per lid?

    •  Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  
    •  Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  
      • Hier kan je een Excel-export opvragen door rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon te klikken. De verzekeringsopties vind je uiterst rechts.
      • Je kan ook klikken op het sleutelpictogram naast de naam van elk lid
    • Kies vervolgens bovenaan 'Gegevens VLAMO vzw'.
    • Ook wanneer je een nieuw lid wil toevoegen - klik op 'Nieuwe leden inschrijven' - kan je de verzekeringsoptie terugvinden/aanpassen via 'Gegevens VLAMO vzw' in het dropdown-menu naast 'Welke gegevens'.
    LEDENGEGEVENS / LEDENLIJST

    Hoe kan ik onze ledenlijst zien?

    De ledenlijst van je vereniging kan je terugvinden op volgende manier nadat je bent aangemeld in Assist:

    • Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  
    • Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  
    • (Via de verschillende dropdownmenu’s kan je kiezen welke info je wil zien.)
    • Let er op dat je bij Werkjaar: '2021' hebt geselecteerd en bij Welke Leden: 'alle leden'.
    • Je kan een Excel-export opvragen door rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon te klikken.

    Kan ik gegevens importeren via Excel?

    Via de rubriek ‘Leden importeren en updaten’ is het mogelijk om een Excel te exporteren, in die Excel voor alle leden gegevens aan te passen en dan die aangepaste Excel terug op te laden. 

    Dat is een handigere manier om gegevens bij verschillende leden in één keer aan te passen.

    Je zal merken dat eerst alle gegevens correct moeten opgeladen zijn (er moeten dus overal groene vinkjes staan in die lijst). 

    Pas dan kan je naar de volgende stap, waar je nog een laatste keer zal moeten bevestigen of je de gegevens wilt overschrijven. 

    Pas wanneer je die stap gedaan hebt, worden de gegevens aangepast. Het is dus normaal dat je de aanpassingen nog niet meteen te zien krijgt.

    Bij foutmelding upload Excel is het mogelijk dat je niet de juiste Excel gebruikt om de import correct te laten verlopen.

    Dit is hoe je dit correct kan doen:

    • Ga naar de rubriek ‘Leden’ - ‘Leden importeren en updaten’.
    • Selecteer bij ’Stap 1’ het juiste werkjaar, nl. ‘2021’.
    • Klik op de knop ‘Excel downloaden’.
    • Open die Excel op je pc en wijzig niets aan de structuur of aan de titelbalken e.d.
    • Vul in de kolom ‘B’ (met als titel ‘Lidnummer’) bij elk lid het juiste lidnummer in. Dit is een verplicht veld dus zorg ervoor dat er ook effectief bij elk lid een lidnummer ingevuld staat. 
    • Vermijd hierbij speciale tekens.
    • Sla de wijzigingen in deze Excel op.
    • Ga terug naar Assist en klik nu bij ’Stap 2’ op de knop ‘Excel zoeken op pc’.
    • Zoek deze Excel op je pc en selecteer deze zodat deze gekoppeld wordt aan Assist (in Assist moet je naast de knop ‘Excel zoeken op pc’ de benaming vinden van deze Excel en verschijnt de knop ‘Excel opladen’)
    • Klik op de knop ‘Excel opladen’ en wacht even tot de Excel opgeladen is.
    • Volg vervolgens de stappen die Assist verder omschrijft.

    Kan ik zien of een lid al ingeschreven is bij VLAMO of moet ik alle gegevens opnieuw ingeven?

    Door de strengere GDPR-regels is het niet meer mogelijk om zomaar gegevens van een reeds ingeschreven lid bij VLAMO over te nemen. Dat kon inderdaad in de oude databank, maar dat is niet meer wettelijk correct. Je zal dus inderdaad vanaf nu in jouw abonnement alle gegevens zelf moeten ingeven. Op zich is dat ook logisch, want anders kan eigenlijk iedereen die toegang heeft tot de VLAMO-databank aan alle gegevens van zo’n 65.000 leden… ook aan jouw persoonsgegevens dus. ;-)

    Mijn adres- of andere contactgegevens zijn gewijzigd. Hoe kan ik deze aanpassen?

    Wijzigingen van adres- en andere gegevens mag je vanaf nu doorgeven aan de groepsverantwoordelijke van de vereniging(en) waarvan je lid bent.

    Hij/zij kan dit aanpassen op volgende manier:

    • Klik bovenaan op tabblad 'Leden'.  
    • Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'.  
    • Klik naast de gewenste naam op de bewerksleutel.
    • Kies via het drop-downmenu Welke gegevens: ‘Persoonsgegevens’.
    • Klik na aanpassing op het diskette-icoontje bovenaan om de wijziging op te slaan.

    Hoe kan ik een persoon verwijderen uit ons ledenbestand?

    Je kan een persoon verwijderen als Lid (via de rubriek ‘Leden’) en dit in alle werkjaren waarin zij/hij ingeschreven staat, om vervolgens deze persoon (in de rubriek ‘Personen’ dus) definitief te verwijderen uit jullie databank.

    Meer gedetailleerd:

    • Je verwijdert eerst de persoon in alle werkjaren waar hij/zij ingeschreven staat als Lid. 
    • Vervolgens kan je via de rubriek ‘Personen’ dit Lid ook nog als ‘persoon’ verwijderen. Enkel nadat je dat gedaan hebt is dit Lid volledig verwijderd uit je databank.

    Stel dat dit nog steeds niet lukt, dan zou het kunnen dat deze persoon nog op andere plaatsen gekoppeld staat, bv. als lid van de Algemene Vergadering, als bestuurder in het Bestuur van de VZW of als deelnemer aan een activiteit. Als je deze persoon dus definitief wil verwijderen zal je al deze koppelingen met deze persoon ook overal moeten verwijderen.

    Hoe kan ik meerdere functies toekennen aan een lid? [UPDATE 07/01]

    • Klik bovenaan op tabblad 'Leden'. 
    • Kies links op 'Lidmaatschap per lid beheren'. 
    • Klik naast de gewenste naam op de bewerksleutel.
    • Kies via het drop-downmenu 'Welke gegevens' voor ‘Gegevens lidmaatschap 2021’.
    • Klik bij de gewenste LEDENGROEP op de bewerksleutel.
    • Rechts naast “Functie” zal je een “+” (plusteken) zien staan.
    • Wanneer je daarop klikt kan je extra functies toevoegen.
    • Klik op het diskette-icoontje om de wijziging op te slaan.

    Wat met de verplichte velden bij ingave van een nieuw lid?

    Het is zo dat er een aantal velden zijn die je verplicht moet invullen in Assist. Als je niet over deze gegevens beschikt, omdat iemand bv. geen e-mailadres of gsm-nummer heeft, dan kan je hier iets invullen waarvan je duidelijk kan zien dat het niet correct is. Zoals bv. het e-mailadres 'geenmail@geenmail.be' of GSM-nummer 0470 00 00 00. Deze velden kunnen op een later moment door het betreffend lid of de groepsverantwoordelijke up-to-date worden gebracht.

    Zijn lidnummers bij onze leden verplicht?

    VLAMO kent sinds enkele jaren geen lidnummers meer toe aan individuele leden. Dit is dus een veld dat eerder van toepassing is voor je eigen vereniging en niet meer voor VLAMO. 

    We zijn er ons van bewust dat het storend kan zijn dat dit veld momenteel verplicht in te vullen is. De ontwikkelaar werd hiervan op de hoogte gebracht en doet het nodige om dit spoedig te verhelpen.

    In afwachting daarvan mag je dit veld vrij invullen en dus per lid een eigen lidnummer bepalen of opgeven. De makkelijkste manier is om die hele kolom in Excel gewoon een lidnummer toe te kennen van 1, 2, 3 tot … Van zodra die hele kolom ingevuld is, kan je een nieuwe upload doen in Assist.

    Waar vind ik het aansluitingsjaar / de inschrijvingsdatum van een lid terug?

    Je kan deze datum vinden via de detailfiche van een Lid:

    Tabblad 'Leden' > Lidmaatschap per lid beheren > klik naast de naam van het gewenste lid op de bewerksleutel > veld ‘Inschrijvingsdatum’.

    Kunnen we oude ledenlijsten terugvinden?

    Neen. Ook in de vorige VLAMO-databank werden geen verouderde ledenlijsten bewaard, enkel de toestand zoals gekend op heden.

    De ledenlijsten van alle aangesloten verenigingen werden integraal overgenomen in Assist zoals gekend op het moment van omschakeling naar Assist (juli 2020).

    In Assist is het echter wel mogelijk om te selecteren op werkjaar (startend vanaf 2020) - zie tabblad Leden > Lidmaatschap per lid beheren.

    Elke vereniging kan ook voor eigen boekhouding een Excel-export maken van de ledenlijst:

    Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  

    Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  

    Klik rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon (exporteren naar Excel)

    In de tab "VZW-Helper" in Assist staan in het linkermenu de keuzeopties "Ledenregister Algemene Vergadering" en "Bestuur".

    Moeten deze apart manueel ingegeven worden?

    Het klopt dat er geen koppeling is met de rubriek Leden, of eerder gezegd: die koppeling wordt niet automatisch gemaakt. 

    Je zal dus eenmalig de lijst moeten ingeven, zo ook voor het bestuur.

    Het is wel zo dat in de keuzelijst met leden die je kan koppelen uiteraard alle personen staan (en dus ook alle leden) met alle persoonsgegevens die al werden ingegeven, dat maakt het ingeven alvast een pak vlotter.

    KLANKBORD

    Hoe kan ik onze abonnementen op het magazine Klankbord zien? [UPDATE 18/12]

    Je kan de abonnementen terugvinden via de rubriek ‘Vereniging’ - ‘Algemene gegevens van de vereniging’ - ‘Lidmaatschap bij VLAMO vzw’. 

    Indien je bepaalde abonnementsgegevens wil aanpassen of stopzetten, kan je ook mailen naar Elke Vermeire bij VLAMO via het e-mailadres klankbord@vlamo.be.

    Om een abonnement op Klankbord toe te voegen of te verwijderen:

    • Ga naar het tabblad Leden
    • Kies links ‘Lidmaatschap per lid beheren’
    • Klik op de Bewerksleutel naast de naam van het gewenste lid
    • Kies bovenaan bij Welke gegevens: ‘Gegevens VLAMO vzw’
      • Om een abonnement te verwijderen klik je op het vuilnisemmer-icoon naast ‘Klankbord jaarabonnement’
      • Om een abonnement toe te voegen klik je dit aan in het drop-downmenu
    ASSIST ALGEMEEN

    Wat is het verschil tussen deze versie (Assist Start) en Assist Plus?

    Alle info daarover vind je hier terug:

    VARIA

    Het adres verschijnt niet op de etiketten.

    Indien je de adressen aanvult bij “Persoonsgegevens” dan verschijnen ze ook op de “adres etiketten”.