Nieuwe regeling: alternatieve algemene vergadering in (en na) coronatijden

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat je als vzw geen fysieke algemene vergadering of bijeenkomst van het bestuursorgaan kan organiseren. Nochtans is het wel verplicht om minstens jaarlijks een algemene vergadering te organiseren, zodat de jaarrekening en begroting kunnen worden goedgekeurd. Om dat te verhelpen werkte de regering - in navolging van de tijdelijke regeling voor 2020 - een nieuwe regeling uit, waarmee de algemene vergadering schriftelijk en elektronisch kan vergaderen in (maar ook na) coronatijden. Deze nieuwe bepalingen zijn ondertussen van kracht.
 

De regeling voor de algemene vergadering

Elektronisch 

De algemene vergadering kan elektronisch doorgaan zonder dat dit in de statuten moet staan. Het bestuursorgaan beslist of de algemene vergadering digitaal georganiseerd wordt.

Een elektronische algemene vergadering moet voldoen aan volgende voorwaarden:

  • Het bestuursorgaan moet de algemene vergadering op een correcte manier samenroepen. Het moet daarbij duidelijk zijn welke digitale tool (Zoom, Teams,…) zal worden gebruikt. De oproeping omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Als de vzw een verenigingswebsite heeft worden die procedures voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de verenigingswebsite.
  • Het gebruikte communicatiemiddel moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van Zoom, Teams, Skype e.d.). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
  • Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de leden rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
  • Het elektronisch communicatiemiddel moet de leden in staat stellen om live deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen
  • Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van de algemene vergadering. (Tip: Bij Teams kun je in de vergaderchat gemakkelijk zien of er iemand is weggevallen.)
  • De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen, en moeten dus fysiek aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd.

Er kan ook beslist worden dat leden op voorhand kunnen stemmen. Dit kan echter alleen als hieromtrent een procedure in de statuten is uitgewerkt.

Schriftelijk

Wanneer zowel de fysieke als de elektronische weg geen optie is, kan het bestuursorgaan ook beslissen om de algemene vergadering schriftelijk te organiseren, zonder dat dit in de statuten dient te staan.

Een schriftelijke algemene vergadering moet voldoen aan onderstaande voorwaarden:

  • Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen. De leden van het bestuursorgaan (en de eventuele commissaris) mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
  • Het is niet toegelaten om een schriftelijke algemene vergadering te organiseren voor statutenwijzigingen.

En wat met vergaderingen van het bestuursorgaan en het dagelijks bestuur?

Deze vergaderingen zijn onderworpen aan de gewone regels van de beraadslagende vergaderingen. Zolang het collegiaal karakter wordt gerespecteerd door beraadslaging mogelijk te maken, is elke wijze van vergaderen mogelijk, zolang de statuten van de vereniging dit niet expliciet uitsluiten. Het bestuursorgaan en het dagelijks bestuur van een vzw kunnen dus ook elektronisch of schriftelijk vergaderen, ook al wordt dit niet expliciet vermeld in de wet.

  • Elektronisch vergaderen (bijvoorbeeld via telefoon, Zoom, Teams,…) is toegestaan. Ook wanneer dit niet is opgenomen in de statuten.
  • Beide kunnen ook schriftelijk beslissingen nemen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet zijn met een beslissing, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten. De bestuurders brengen hun stem uit per post of mail.
     

Bronnen: Scwitch en stevenmathei.be

Nog vragen? Stuur een mailtje naar zakelijkbeleid@vlamo.be.