Wat is e-facturatie?

E-facturatie of elektronische facturatie is een digitaal systeem waarbij facturen automatisch kunnen worden verwerkt zonder manuele invoer. Deze 'gestructureerde' e-facturen worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, in tegenstelling tot 'gewone' elektronische facturen in pdf-formaat.

Vanaf 2026 moeten alle facturen die verzonden of ontvangen worden tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen passeren via Peppol (Pan-European Public Procurement Online), een Europees communicatienetwerk dat ontworpen is om elektronische documenten op een veilige manier uit te wisselen.

Dit betekent dat betrokken ondernemingen facturen niet meer per post of per mail (met factuur in pdf-formaat) naar elkaar mogen versturen, maar moeten gebruik maken van software die compatibel en verbonden is met het Peppol-netwerk om elektronische facturen aan te maken, te verzenden en te ontvangen.

Voor wie?

Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht:

  • voor alle btw-plichtige ondernemingen (zelfstandigen, vennootschappen, maar ook vzw’s)
  • voor facturatie tussen ondernemingen (B2B), dus niet voor transacties met particuliere klanten

Uitzondering: 

  • Ondernemingen die genieten van de vrijstelling volgens art. 44 van het btw-wetboek vallen niet onder deze verplichting. Logisch, want ze zijn niet btw-plichtig.

Opgelet!

  • Ondernemingen die genieten van een vrijstelling als kleine onderneming (omzet < 25.000 euro) vallen wel onder de verplichting, aangezien zij formeel btw-plichtig zijn.

Kortom: elke onderneming met een btw-nummer moet zich registreren. Gebeurt dit niet, dan volgt er een boete!

Hoe start je met e-facturatie?

1. Registreren

Registreer je bij Peppol via een Access Point, een gecertificeerde dienstverleners die fungeert als toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Dit gebeurt op basis van je ondernemingsnummer.

Op deze webpagina vind je een overzicht van Peppol-dienstverleners in België, telkens met link naar de website (wel even naar beneden scrollen).

2. Factureren

Facturen versturen

  • Je factuur wordt vanuit jouw Access Point over het Peppol-netwerk verstuurd naar het Access Point van de factuurontvanger die ook btw-plichtig is (en dus ook geregistreerd staat bij een Access Point).
  • Naar niet btw-plichtige klanten (B2C) kan je nog steeds een gewone factuur opmaken en die per post of per mail versturen.

Facturen ontvangen

  • Als klant/factuurontvanger ontvang je een melding via mail met een pdf-versie van je e-factuur.
  • Na ontvangst kan je de factuur aanvaarden of weigeren.
  • Als je geregistreerd bent bij Peppol, dan komt de factuur rechtstreeks in je boekhoudsoftware terecht.

Facturen van en naar het buitenland

  • Aangezien de Europese verplichting pas ingaat vanaf 1 januari 2030, gebeurt de implementatie van deze Europese wetgeving niet in elk Europees land op hetzelfde moment. 
  • Wanneer je facturen verstuurt naar het buitenland, controleer dan eerst of je klant al onderworpen is aan deze verplichting en al geregistreerd is bij Peppol.