Uittreksel strafregister

De Vlaamse regering wil minderjarigen beter beschermen en een aantasting van hun fysieke, psychische en seksuele integriteit zoveel mogelijk vermijden. Daarom maakte ze het verplicht om van nieuwe medewerkers in bepaalde functies een uittreksel uit het strafregister op te vragen en te controleren. Daarmee moet de nieuwe medewerker aantonen dat die geen verleden heeft van kindermisbruik of kindermishandeling. In een draaiboek verduidelijkt het Departement Cultuur, Jeugd en Media wanneer en hoe je deze controle moet toepassen binnen onze sector.

Op deze pagina vatten we de belangrijkste regels voor jullie samen en geven we een aantal praktische richtlijnen.

Welke organisaties zijn verplicht om deze controle uit te voeren?

Het decreet is van toepassing op organisaties die activiteiten aanbieden die vallen onder "opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen".

• Amateurkunstenverenigingen organiseren activiteiten die vallen onder "animatie" en dus vallen verenigingen die activiteiten organiseren voor of met minderjarigen onder dit nieuwe decreet (bv. repetities, muzieklessen, twirlworkshops, voorstellingen, ...)

Dit decreet geldt dus niet voor verenigingen die zich doorgaans uitsluitend richten tot meerderjarigen.

• Voorbeeld: seniorenorkesten, studentenorkesten binnen het hoger onderwijs

Belangrijk is dat niet alleen vzw’s, maar ook feitelijke verenigingen die een zekere structuur hebben (bv. met bestuur) onder de nieuwe regeling vallen.

• Voorbeeld: (jeugd)orkesten, muziekateliers, twirlverenigingen ...

Deze regeling geldt niet voor losse verbanden en feitelijke verenigingen zonder enige structuur.

• Voorbeeld: een klein (gelegenheids)ensemble, zoals een strijk- of koperkwintet

Voor welke activiteiten is een controle nodig?

De verplichting geldt niet alleen voor de activiteiten waar exclusief minderjarigen aan deelnemen, maar ook voor gemengde groepen waar slechts een deel minderjarig is.

Het gaat enkel om de activiteiten waarbij er rechtstreeks en structureel contact is met minderjarigen. We denken hierbij aan volgende situaties:  

• De vaste dirigent voor de wekelijkse repetities en concerten.
• Een gastdirigent die een orkest komt leiden tijdens een muziekkamp. Geeft die persoon slechts één repetitie? Dan beschouwen we dit niet als structureel.
• Een deskundige die een groep coacht tijdens een meerdaagse workshop.

De verplichting geldt niet in volgende gevallen:

Eenmalig of occasioneel contact met minderjarigen

• Voorbeeld: een pianobegeleider die aangesteld wordt voor een korte eenmalige repetitie in de aanloop naar een solistenwedstrijd

Geen rechtstreeks contact met minderjarigen

• Voorbeelden: logistieke medewerkers, keukenploeg tijdens een muziekkamp

Welke medewerkers moeten een uittreksel aanleveren?

Nieuwe meerderjarige medewerkers

De nieuwe verplichting geldt enkel voor nieuwe medewerkers die aangesteld worden vanaf 1 februari 2023 en op het moment van de aanstelling meerderjarig zijn.

Voor medewerkers die al aangesteld waren voor 1 februari hoef je als organisatie niets te ondernemen, behalve bij de hernieuwing van een overeenkomst (bv. jaarcontract) of wanneer een bestaande medewerker een andere activiteit zal uitvoeren voor de vereniging, waarbij die in contact komt met minderjarigen.

Wie wordt er verstaan onder medewerkers?

Om te kunnen spreken van een medewerker, moet er een aanstelling zijn via een overeenkomst, een benoeming of conform de vrijwilligerswet. 

• We denken hierbij vooral aan dirigenten, lesgevers of coaches die aan de slag zijn bij een vereniging via een arbeidsovereenkomst (ook jobstudenten), een overeenkomst in het kader van verenigingswerk, overeenkomst als zelfstandige, freelancer, als stagiair …
• Ook vrijwilligers die formeel aangesteld zijn voor welomschreven vrijwilligerstaken - met of zonder vrijwilligersovereenkomst - vallen onder de verplichting. Bijvoorbeeld: de persoon die zorgt voor de collectieve kinderopvang tijdens de repetitie.

Vrijwilligers daarentegen die bijspringen waar nodig zonder specifieke functie vallen dan weer niet onder deze regeling.

• Voorbeeld: ouders van deelnemers of volwassen muzikanten die aanwezig zijn tijdens een jeugdkamp en die overal een handje toesteken.

Over welk uittreksel gaat het?

Er bestaan verschillende modellen van het uittreksel strafregister. Aangezien deze controle gericht is op het werken met minderjarigen, is het minderjarigenmodel oftewel model 596.2 Sv vereist. Een ander model is dus niet geldig voor deze controle. Als medewerker vraag je dit op bij de gemeente waar je ingeschreven bent.

Wanneer moet de controle gebeuren?

De vereniging moet het uittreksel uit het strafregister (minderjarigenmodel) voor de aanstelling van de medewerker opvragen en ontvangen. Het uittreksel is op het moment van ontvangst maximaal één maand oud.

Indien er sprake is van meerdere kandidaten (bv. bij de selectie van een nieuwe dirigent), dan mag je het uittreksel enkel opvragen bij de kandidaat-medewerker die je daadwerkelijk zal aanstellen.

Enkel in uitzonderlijke gevallen kan een organisatie tijdens de aanstelling van een medewerker opnieuw een uittreksel opvragen, dit wanneer:

• er een gegronde indicatie is dat de medewerker een onaanvaardbare veroordeling zou hebben opgelopen (bv. melding slachtoffer, meerdere klachten door derden, zorgwekkend persbericht)
• een objectief vermoeden is dat er een onderzoek is naar een medewerker in het kader van een zedenmisdrijf (procedure: zie draaiboek punt 3.2)

Wie doet de controle?

De controle van het uittreksel laat je best over aan iemand binnen de organisatie met verantwoordelijkheidsgevoel, die de verkregen informatie heel discreet behandelt.

• Een bestuurslid van de vereniging zal hiervoor het best geschikt zijn.

Hoe beoordeel je het uittreksel uit het strafregister?

Meestal zal het uittreksel blanco strafregister vermelden. Een uittreksel zonder vermelding van veroordelingen heeft uiteraard geen verdere beoordeling nodig.

Vermeldt het uittreksel daarentegen wel veroordelingen, dan zal de organisatie een beoordeling moeten maken. Het spreekt voor zich dat dit niet steeds gemakkelijk zal zijn. Het draaiboek van het departement bespreekt onder punt 3.5 een aantal goede criteria om rekening mee te houden.

Hou rekening met de privacy van je medewerkers

De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens. Hou dus steeds rekening met de GDPR-regels.

• Controleer enkel het uittreksel van nieuwe medewerkers die je als organisatie wil aanstellen en dit enkel om minderjarigen te beschermen.
• Bewaar deze delicate info op een veilige plaats. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van beveiligde digitale toepassingen, zoals https://send.tresorit.com. Zorg ervoor dat niet iedereen zomaar de uittreksels kan raadplegen.
• Maakt een lijst met de categorieën van personen of functies die toegang hebben tot de gegevens. In de praktijk zijn dit de persoon/personen die instaan voor de aanstelling van de medewerkers.
• Bewaar de gegevens niet langer dan noodzakelijk. Dit betekent dat je het uittreksel (en ook alle inhoud hieruit) vernietigt van zodra de definitieve beslissing omtrent de aanstelling genomen is. Er mag dus ook geen inhoud overgenomen worden in interne notities of verslagen.
• Om achteraf toch te kunnen bewijzen dat de controle gebeurde, is het aan te raden om een spoor ervan in je administratie te hebben. Noteer bijvoorbeeld in een dossier of verslag dat de controle gebeurd is met daarbij de datum waarop je het uittreksel ontving. Naast de inhoud mag je ook de beoordeling van het uittreksel niet bijhouden.
• Discretie is heel belangrijk! De persoon/personen die de controle uitvoeren mogen deze vertrouwelijke informatie op geen enkele wijze delen met anderen. 

Welk risico loopt de vereniging als er toch iets fout loopt?

Indien een medewerker - ondanks de controle - in de fout gaat en een misdrijf pleegt, is alleen de pleger zelf daarvoor strafrechtelijk aansprakelijk.

De bevoegde personen of de vereniging kan in dat geval niet aansprakelijk worden gesteld. Zij hebben enkel de verplichting om het uittreksel op te vragen, te controleren en naar best vermogen een beslissing te nemen. Er wordt verwacht van organisaties dat zij te goeder trouw en als een voorzichtig en redelijk persoon handelen.