Contracten opstellen

Hoewel er in een goed draaiende vereniging veel vertrouwen is tussen de verschillende betrokkenen, is het in bepaalde gevallen toch verstandig om afspraken op papier te zetten. Denk maar aan situaties die te maken hebben met vergoedingen (bv. dirigent) of waardevolle voorwerpen (bv. instrumenten). Zo hebben beide partijen iets om op terug te vallen wanneer er later toch problemen zouden opduiken. Goede afspraken maken goede vrienden. 

Weet je niet meteen hoe je aan zo'n contract moet beginnen? Hieronder geven we jullie een aanzet met enkele modelovereenkomsten.

Instrumenten

Dirigent

Overige modeldocumenten

Vanaf 1 januari 2025 veranderen de regels van het Burgerlijk Wetboek in verband met de buitencontractuele aansprakelijkheid. Wellicht zullen deze wijzigingen weinig impact hebben op de werking van verenigingen. Toch kan dit gevolgen hebben wanneer er problemen optreden tijdens de uitvoering van contracten. Daarom geven we graag de hoofdlijnen van de nieuwe regels mee.

Eerst enkele definities

• Hulppersonen: dit zijn bestuurders of vertegenwoordigers, werknemers, onderaannemers of aangestelden. In verenigingen gaat dit vooral om bestuurders en vrijwilligers.
• Contractuele aansprakelijkheid: wanneer een vereniging een contract afsluit dan is zij (en alle andere contractpartijen) verantwoordelijk voor het nakomen van de verbintenissen die voortvloeien uit de overeenkomst. Bijvoorbeeld: als een vereniging een huurcontract afsluit voor een repetitielokaal, maar de overeengekomen maandelijks huur niet betaalt, dan is ze contractueel aansprakelijk voor de schade die hieruit voortvloeit.
• Buitencontractuele aansprakelijkheid: in dit geval kan iemand aansprakelijk gesteld worden voor schade, zonder dat er een contract is tussen de partijen. Er is dus schade aan derden veroorzaakt door een fout of nalatigheid. Bijvoorbeeld: een auto-ongeval.

De situatie voor 1 januari 2025

1. Geen samenloop

Tot 2025 hadden de contractpartijen niet de keuze tussen de contractuele aansprakelijkheid en de buitencontractuele aansprakelijkheid. Bij een contractuele relatie was het contractenrecht (en de contractuele aansprakelijkheid) van toepassing, tenzij de contractuele wanprestatie ook een misdrijf was of de fout gemengd was en de schade zuiver buitencontractueel was.

2. Immuniteit van de hulppersoon            

De hulppersoon was buitencontractueel enkel aansprakelijk als de hoofdschuldenaar dat ook was.

Wat verandert er vanaf 1 januari 2025?

1. Samenloop

Vanaf 2025 verandert de basisregel. Tenzij de wet of het contract het anders bepaalt, zijn de wettelijke bepalingen over buitencontractuele aansprakelijkheid ook van toepassing tussen medecontractanten.

De benadeelde persoon heeft nu de keuze: toepassing van de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

Maar er zijn twee correcties op de regel:  

• De partijen kunnen hiervan afwijken door een exoneratieclausule op te nemen in het contract
  Voorbeeld van een dergelijke clausule: "De partijen komen overeen dat het herstel van de schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verbintenis, opgenomen in dit contract, binnen de wettelijke grenzen exclusief beheerst wordt door de regels van het contractenrecht, zelfs wanneer de gebeurtenis die aan de oorsprong ligt van de schade ook een onrechtmatige daad vormt."
   
• Deze exoneratieclausule kan steeds ingeroepen worden tenzij er sprake is van opzet (om de schade te veroorzaken) of aantasting van de fysieke of psychische integriteit. Dan blijft de buitencontractuele aansprakelijkheid nog steeds gelden.

2. De hulppersoon kan buitencontractueel worden aangesproken

Art. 6.3 van het Burgerlijk Wetboek stelt dat, tenzij de wet of het contract anders bepaalt, de wetsbepalingen over buitencontractuele aansprakelijkheid van toepassing zijn tussen de benadeelde en de hulppersoon van zijn medecontractant.

Bijvoorbeeld: Een vereniging sluit een contract af met een evenementenbureau. De vereniging komt haar verbintenissen niet na. Het evenementenbureau kan de bestuurder, werknemer, vrijwilliger, …  (= hulppersoon) aanspreken als die een fout heeft begaan bij de uitvoering van het contract.

• Ook hiervan kunnen de partijen afwijken door een exoneratieclausule in het contract.
  Voorbeeld van een dergelijke clausule: "De partijen komen overeen dat het herstel van de schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verbintenis door een hulppersoon x (bv. de bestuurder) aangesteld door partij y (de vereniging), binnen de wettelijke grenzen enkel grond is van een contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering tegen partij y (de verenging) en geen grond voor een buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering tegen de aangestelde hulppersoon x (bv. de bestuurder), zelfs niet wanneer de gebeurtenis die aan de oorsprong ligt van de schade ook een onrechtmatige daad vormt."
   
• Wordt de hulppersoon aangesproken, dan kan die uiteraard steeds een beroep doen op de exoneraties in de overeenkomst tussen de contractanten en de exoneraties in de overeenkomst tussen de vereniging en de hulppersoon.
  Enkel in geval van schade als gevolg van aantasting van de fysieke of psychische integriteit en in geval van een fout met opzet zal dit niet mogelijk zijn.

• Daarnaast kan de hulppersoon de verweermiddelen uit andere wetgeving blijven inroepen. We denken daarbij aan:
  • Aansprakelijkheidsbeperking van werknemers (art. 18 van de arbeidsovereenkomstenwet)
  • Aansprakelijkheidsbeperking van vrijwilligers (Vrijwilligerswet)
  • Aansprakelijkheidsregeling van bestuurders (Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen)

3. Conclusie

Welk belang zou iemand die een contract afsluit met een vereniging hebben om de hulppersonen aan te spreken in plaats van de vereniging? De impact van deze nieuwe regels zullen dus beperkt zijn voor verenigingen.