De werking van een vzw

De algemene vergadering en het bestuursorgaan zijn de verplichte organen van een vzw. Een vzw kan daarnaast ook een dagelijks bestuur hebben.

Algemene vergadering

De algemene vergadering (AV) is het hoogste beslissingsorgaan van de vzw. De AV oefent controle uit op het bestuur en zorgt er zo voor dat de doelstellingen van de vzw correct worden uitgevoerd. 

• Samenstelling: De AV bestaat uit alle (vaste) leden van de vzw, dat zijn de stichtende ledende en de werkende leden die later werden toegelaten. Toegetreden leden mogen aanwezig zijn als de statuten dit toelaten, maar zij hebben nooit stemrecht.   
• Stemrecht: Enkel de vaste leden hebben stemrecht. 
• Bijeenroeping: De algemene vergadering komt minimaal 1 maal per jaar samen. De leden worden minstens 15 dagen op voorhand verwittigd. Op dat moment ontvangen ze ook de agenda.  
• Bevoegdheden: Een opsomming van de bevoegdheden van de AV vind je hier. 
• Notulen: Van elke vergadering wordt een verslag of notulen gemaakt. Zij worden bewaard op de zetel van de vzw. 

Bestuursorgaan

Het bestuursorgaan (voorheen de raad van bestuur genoemd) staat in voor de beslissingen en handelingen om het doel van de vzw te realiseren. De taken kunnen onder de bestuurders verdeeld worden. 

• Samenstelling: Het bestuursorgaan telt minstens 3 personen (tenzij de vzw slechts 2 leden telt), die al dan niet lid zijn van de vereniging. Ze worden voor onbepaalde of bepaalde duur benoemd door de AV. 
• Bijeenroeping: In de wet zijn een aantal gevallen voorzien waarin het bestuursorgaan moet samengeroepen worden, termijnen zijn er niet voorzien.  (Minstens 1 keer per jaar om de jaarrekening en begroting op te maken voor de verplichte jaarlijkse AV, en verder zo vaak als nodig)
• Bevoegdheden: Het bestuursorgaan heeft de algemene bevoegdheid om de vzw te besturen en te vertegenwoordigen. Dit orgaan is bevoegd voor alles wat de wet of de statuten niet uitdrukkelijk toekennen aan de AV. 
• Externe vertegenwoordiging: De vzw kan een of meerdere bestuurders benoemen als (externe) vertegenwoordiger(s), i.p.v. het hele bestuursorgaan. Hun bevoegdheden worden opgenomen in de statuten.  
• Aansprakelijkheid: In principe kunnen bestuurders niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.  Maar als ze de vzw niet op een goede manier besturen, dan kunnen ze voor die tekortkomingen en fouten toch verantwoordelijk gesteld worden. We denken hierbij aan: het niet voeren van een boekhouding, het toekennen van bezoldigingen aan bestuurders in strijd met de statuten, … Om dit risico te dekken, kan een verzekering afgesloten worden, bijvoorbeeld via VLAMO. 

Dagelijks bestuur

Dit orgaan is niet verplicht. Een dagelijks bestuur kan in het leven geroepen worden om snel eenvoudige, niet ingrijpende maar dringende zaken te regelen binnen een vzw.

• Bevoegdheden: zaken die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, minder belangrijke zaken of handelingen met een spoedeisend karakter.  

De oprichting van een vzw zorgt voor jaarlijkse administratieve en financiële verplichtingen. We zetten de belangrijkste verplichtingen hieronder op een rijtje. We verwijzen hierbij telkens naar uitgebreid advies op gespecialiseerde websites.

Boekhouding:

• Het voeren van een boekhouding is verplicht. De manier waarop dat dient te gebeuren hangt af van de grootte van de vzw. Op de website van Scwitch vind je de criteria om te bepalen tot welke categorie jouw vzw behoort en welke bijbehorende verplichtingen er zijn. 
• Binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar moet de jaarrekening ter goedkeuring voorgelegd worden aan de AV. Binnen de 30 dagen na de goedkeuring wordt ze voor kleine vzw's neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Grote vzw's doen dit bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België.  

Intern vzw-dossier:

• Dit dossier bestaat uit het ledenregister van de AV, de boekhoudkundige stukken en de notulen van de AV en de bestuursvergaderingen.

Verzekeringen: 

• Een aantal verzekeringen zijn verplicht. De belangrijkste zijn de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers en de objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is.
• Heb je personeel in dienst, dan is de arbeidsongevallenverzekering een must.  
• Scwitch maakte een overzicht van de verplichte, aan te raden en mogelijke verzekeringen.
• Bekijk de verzekeringsmogelijkheden bij VLAMO.

UBO (Ultimate Beneficial Owner)

• Elke vzw is verplicht om haar "uiteindelijke begunstigden" bij te houden, dit zijn de (natuurlijke) personen die het zeggenschap of beslissingsrecht hebben in de vzw: de leden van het bestuursorgaan en het dagelijks bestuur. Op de website van Scwitch vind je meer info.
• Die registratie in het UBO-register gebeurt online.  
• Opgelet! Deze gegevens moet je jaarlijks bevestigen en sinds oktober 2020 is het bovendien verplicht om bewijsdocumenten ('ondersteunende documenten', die aantonen dat de informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is) te uploaden via de website. Vermijd een boete en breng dit zeker in orde tegen 31 december 2021.

Op 28 februari 2019 keurde de Kamer een nieuw Wetboek van vennootschappen en verenigingen goed.  Daardoor traden heel wat nieuwe regels in werking. 

Intussen zijn we een aantal jaren verder en hebben vele VZW’s zich aangepast aan die nieuwe wetgeving. 

Mocht dit nog niet het geval zijn, dan vind je hieronder nog de deadlines :  

• Uiterste deadline : 1 januari 2024 

• Zijn er andere wijzigingen aan de statuten (bv. nieuwe mandaten, wijziging naam, ….) dan dienen de statuten ook onmiddellijk aangepast te worden aan de nieuwe wetgeving.  

Dit neemt niet weg dat een aantal dwingende bepalingen reeds vanaf 1 januari 2020 van toepassing zijn, zonder dat de statuten werden aangepast. 

Om onze leden te helpen bij het administratieve luik, heeft Assist een heel betrouwbare checklist gemaakt. Gebruik die zeker voor een goede opvolging!

Bekijk de filmpjes van VZWebinar over de jaarlijkse verplichtingen van de vzw.