Privacyverklaring

Privacyverklaring VLAMO vzw

 

Identiteit organisatie

VLAMO vzw

Charles de Kerchovelaan 17

9000 Gent

info@vlamo.be

Contactpersoon: Jan Matthys, 09 265 80 02, jan@vlamo.be.

 

Algemeen

VLAMO vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VLAMO vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt VLAMO en voor welk doel.

VLAMO vzw heeft als doel het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van alle mensen die actief zijn in de amateurmuziekwereld. Om haar doel optimaal na te streven, dient VLAMO een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen. 

Verenigingen, leden van verenigingen en/of individuele amateurmuzikanten zijn aangesloten bij VLAMO als lid. VLAMO registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, gsm-nummer, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar haar medewerkers de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, zoals belangrijke sectorinformatie), het versturen van het magazine en het voorzien van de verzekering. Van de verenigingen, academies en individuele leden wordt ook het rekeningnummer bijgehouden voor de facturatie van het lidgeld. 

Deskundigen zijn aangesloten bij VLAMO via een aanvraagprocedure. De gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, rekeningnummer, e-mailadres gsm-nummer) van de deskundigen worden ook bewaard in de database. Op die manier kunnen de werknemers van VLAMO de juiste deskundige contacteren en vergoeden voor het uitvoeren van een specifieke opdracht. Aangezien VLAMO een vzw is, bewaart zij ook de gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer, rijksregisternummer) van haar bestuurders (werkelijke leden) en van de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. Het ledenregister wordt bewaard op de server voorzien voor de directie.

VLAMO vzw registreert ook enkele gegevens van haar personeel (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, rekeningnummer, rijksregisternummer, financiële bijzonderheden, samenstelling gezin) voor de personeelsadministratie en loonverwerking.

Ook van andere stakeholders (partnerorganisaties, perscontacten, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Ledengegevens

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene1 in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. Voor het ontvangen van direct marketing mails wordt om een uitdrukkelijke toestemming gevraagd.

Geanonimiseerde gegevens (geslacht, leeftijd, gemeente) worden verwerkt voor jaarlijkse analyse teneinde een beeld te schetsen van de Vlaamse amateurmuziek.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden die meteen verwijderd.

 

1 Indien een groepsverantwoordelijke de gegevens van zijn/haar leden doorgeeft aan VLAMO, dient die persoon hen op een correcte manier te informeren.

Deskundigen

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang. Indien een deskundige opdrachten van VLAMO wenst te ontvangen dient hij/zij bepaalde gegevens door te geven teneinde gecontacteerd en vergoed te worden. Dit is dus een noodzakelijke voorwaarde. De gegevens worden verkregen van de betrokkene zelf en kunnen op dezelfde manier verwijderd worden.

Vrijwilligers/bestuurders

VLAMO verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting2 en vanwege een gerechtvaardigd belang; de medewerkers van VLAMO dienen hun bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij de directie van VLAMO.

 

2 Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017

Personeel

VLAMO verzamelt en verwerkt de gegevens van haar personeel om te voldoen aan een contractuele verplichting. De gegevens zijn noodzakelijk om een arbeidsovereenkomst te bekomen. Deze worden verkregen van de personeelsleden zelf en worden in discretie bewaard op de personeelsdienst. De gegevens worden maximaal tien jaar bewaard na uitdiensttreding.

Andere (perscontacten,…)

VLAMO houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.



Cookies

Indien iemand de website van VLAMO vzw bezoekt, maakt VLAMO gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij onze website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij de acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden, deskundigen en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie of door de medewerker van de ledenadministratie. Personeelsleden en bestuurders van VLAMO kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.



Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …); 
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
  • loonverwerking: het sociaal secretariaat ontvangt de gegevens van het personeel teneinde de loonverwerking op een gepaste manier uit te voeren.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 



Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.



Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

  • Alle personen die namens VLAMO vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 



Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. 

Wijziging privacy statement

VLAMO vzw kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 20 april 2018.  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.