Identiteit organisatie

VLAMO vzw
Charles de Kerchovelaan 17
9000 Gent
info@vlamo.be
Contactpersoon: Jan Matthys | 09 265 80 02 | jan@vlamo.be.

Algemeen

VLAMO vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en wil dat jouw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VLAMO vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  • wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent uw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt VLAMO en met welk doel

VLAMO vzw heeft als doel het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van alle mensen die actief zijn in de amateurmuziekwereld. Om haar doel optimaal na te streven, dient VLAMO een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

Verenigingen, leden van verenigingen en/of individuele amateurmuzikanten zijn aangesloten bij VLAMO als lid. VLAMO registreert persoonsgegevens – naam, voornaam, leeftijd, geslacht, adres, e-mailadres, mobiel nummer, groepstype, instrument – van haar leden in een gesloten database, waar haar medewerkers de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven en direct mailing, zoals belangrijke sectorinformatie), het versturen van het magazine en het voorzien van de verzekering. Van de verenigingen, academies en individuele leden wordt ook het rekeningnummer bijgehouden voor de facturatie van het lidgeld.

Deskundigen zijn aangesloten bij VLAMO via een aanvraagprocedure. De gegevens – naam, voornaam, leeftijd, geslacht, adres, e-mailadres, mobiel nummer, rekeningnummer – van de deskundigen worden ook bewaard in de database. Op die manier kunnen de werknemers van VLAMO de juiste deskundige contacteren en vergoeden voor het uitvoeren van een specifieke opdracht. Aangezien VLAMO een vzw is, bewaart zij ook de gegevens – naam, voornaam, leeftijd, geslacht, adres, e-mailadres, mobiel nummer, rekeningnummer, rijksregisternummer – van de leden van de Algemene Vergadering en van haar bestuurders. Voornoemde gegevens van de leden van de Algemene Vergadering worden geregistreerd en bijgehouden in het wettelijk verplichte ledenregister. Verder worden de gegevens van de Raad van Bestuur opgenomen bij bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad en dienen ze ter identificatie in de Kruispuntbank van Ondernemingen[1]. Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. Het ledenregister wordt bewaard op de centrale server, bijgehouden op de zetel van VLAMO vzw, voorzien voor de directie.

VLAMO vzw registreert ook enkele gegevens van haar personeel – naam, voornaam, leeftijd, geslacht, adres, rekeningnummer, rijksregisternummer, financiële bijzonderheden, samenstelling gezin – in functie van de personeelsadministratie en de loonverwerking.

Ook van andere stakeholders (partnerorganisaties, perscontacten en dergelijk) worden naam en voornaam van contactpersonen, e-mailadres en eventueel een mobiel nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.


[1] Naar de Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921: “Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017.”

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Ledengegevens

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden geheel de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene[1] in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven, maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.
Er wordt aan de leden steeds een uitdrukkelijke toestemming gevraagd voor het ontvangen van direct marketing mails. Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich hiervoor uitschrijven.
Geanonimiseerde gegevens – geslacht, leeftijd, gemeente, groepstype, instrument – worden verwerkt voor (beleidsmatig) onderzoek, jaarlijkse analyse en beleidsrapportering (in opdracht van de Vlaamse Overheid), teneinde een beeld te schetsen van de Vlaamse amateurmuziek. De gegevens worden bijgehouden voor zolang dat iemand lid is; bij opzegging van het lidmaatschap worden voornoemde gegevens meteen verwijderd.

Deskundigen

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang. Indien een deskundige opdrachten van VLAMO wenst te ontvangen, dient hij/zij bepaalde gegevens aan de vzw beschikbaar te stellen. Op deze manier kan de betrokkene gecontacteerd en vergoed te worden door VLAMO. De gegevens worden verkregen van de betrokkene zelf, en kunnen alsook op diezelfde manier verwijderd worden.

Vrijwilligers/bestuurders

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting[2] en vanwege een gerechtvaardigd belang. Zo dienen de medewerkers van VLAMO hun bestuur op de hoogte te houden over de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten …). Indien een lid uittreedt –als lid van de Algemene Vergadering of als bestuurslid – worden de gegevens onmiddellijk uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven echter wel opgenomen in het ledenregister, naar wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard door en toegankelijk gemaakt voor de directie van VLAMO.

Personeel

VLAMO verzamelt, verwerkt en raadpleegt de gegevens van haar personeel om te voldoen aan een contractuele verplichting. De gegevens zijn noodzakelijk om een arbeidsovereenkomst te bekomen. Deze worden verkregen van de personeelsleden zelf en worden in discretie bewaard op de personeelsdienst. De gegevens worden maximaal tien jaar bewaard na uitdiensttreding.

Andere stakeholders

Contactpersonen van organisaties die een meerwaarde kunnen vormen – voor de algemene werking en bij de organisatie van evenementen – worden verzameld door VLAMO. De meeste gegevens worden zelf door de organisaties in kwestie bezorgd en/of kunnen eveneens (al dan niet) indirect openbaar op het internet gevonden worden. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.


[1] Indien een groepsverantwoordelijke de gegevens van zijn/haar leden doorgeeft aan VLAMO, dient die persoon hen op een correcte manier te informeren.
[2] Naar analogie met voetnoot 1.

Beeldmateriaal

De Privacycommissie stelt duidelijk: “‘Het recht op afbeelding is een recht waarbij voor elke menselijke afbeelding, maar ook het gebruik van die afbeelding toestemming vereist is van de afgebeelde persoon. Dit recht staat los van de bescherming van de privacy.”[1] Naast het “recht op afbeelding” geldt dus eveneens de AVG; het maken beeldmateriaal is een verwerking van persoonsgegevens. VLAMO vzw kan sfeerbeelden[2] van activiteiten en evenementen nemen, waarbij je steeds het recht behoudt om te weigeren op de beelden te staan. Daarnaast kan VLAMO vzw de sfeerbeelden aanwenden, enkel voor welbepaalde doeleinden van communicatieve aard (website, nieuwsbrief, sociale media, nieuws- en overheidsrapportage). Ook hier heb je steeds het recht, indien je in beeld komt, om het gebruik van deze beelden te beperken.


[1] https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/recht-op-afbeelding 
[2] Niet gerichte beelden hebben niet de intentie om bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen, waardoor er geen toestemming vereist is om ze te nemen.

Cookies

VLAMO maakt gebruik van Google Analytics wanneer iemand haar website bezoekt; door middel van analytische cookies kan het surfgedrag beschouwd worden. Zo kan er inzicht verworven worden over het gebruik van de website van VLAMO, opdat deze op maat van de gebruikers afgestemd kan (blijven) worden en tot een betere gebruikservaring kan leiden. De privacy van de bezoeker blijft daarbij met deze analytische cookies gewaarborgd; bij acceptatie ervan wordt enkel het IP-adres van de bezoeker verzonden. De cookies kunnen ook geweigerd worden door op de balk, onderaan de website, op “neen” te klikken, of door naar de browserinstellingen te gaan.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden, deskundigen en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie, of door de medewerker van de ledenadministratie. Personeelsleden en bestuurders van VLAMO kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je met ons deelt, kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
  • loonverwerking: het sociaal secretariaat ontvangt de gegevens van het personeel teneinde de loonverwerking op een gepaste manier uit te voeren.

Uiteraard maken we met deze partijen (verwerkers) de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de, door jou, verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven - tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld: de politie kan, in het kader van een onderzoek, (persoons)gegevens opvragen bij ons. In een dergelijk geval zal onze medewerking vereist worden en zullen de nodige gegevens bijgevolg gedeeld worden. Tevens kunnen persoonsgegevens aan derden bezorgd worden, enkel indien je ons hier (schriftelijk) de toestemming toe geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking – op basis van de toestemming – vóór de intrekking daarvan. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor de schriftelijke toestemming toe werd gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens VLAMO vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij jou daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om jouw identiteit te controleren, vragen wij jou om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden daarbij sterk aan om je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kan je bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan), dit door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de, door jou, verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, vragen we je om hierover direct contact met ons op te nemen. Je behoudt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

VLAMO vzw kan haar privacy statement wijzigen. Deze wijziging zullen aangekondigd worden op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15 januari 2020. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Indien je deze wil raadplegen, kan je ons een e-mail sturen.