FAQ Assist

Wat is het verschil tussen Assist START (gratis versie) en Assist PLUS?

Alle info daarover vind je hier terug:

• https://help.assistonline.eu/article/177-wat-is-het-verschil-tussen-assist-start-en-assist-plus 
• https://www.assistonline.eu/scwitch/

Hoelang is de activatielink geldig? 

De activatielink in de mail die eerder verstuurd werd, blijft actief en er staat dus geen ‘deadline’ op het activeren van je abonnement. Je kan dus voor het eerst aanmelden wanneer je daar tijd voor hebt.

We hebben al een abonnement op Assist START. Moeten wij nog iets activeren? 

In dat geval hoeven jullie in principe niet meer op de activatielink te klikken. Jullie abonnement staat dan al gekoppeld aan de databank van VLAMO en dus jullie kunnen gewoon verder werken in Assist zoals voordien. Enkel komt er voor jullie het luikje ‘Leden’ bij waar je naast de boekhouding ook jullie leden dienen in te beheren. Je mag dus gewoon aanmelden met je gebruikelijke e-mailadres en wachtwoord dat je zelf hebt gekozen.

Moeten we steeds inloggen via 1 account/e-mailadres of zijn er meerdere inlogaccounts mogelijk per vereniging? 

In Assist START, het abonnement dat inbegrepen zit in het lidmaatschap van VLAMO, kun je met slechts 1 account per vereniging aanmelden. Iedereen gebruikt dus hetzelfde e-mailadres en wachtwoord en je kan dus geen rechten toekennen aan meerdere accounts.

In Assist PLUS kan dit wel en kan je zoveel gebruikers toevoegen als nodig, elk met een eigen e-mailadres en wachtwoord. Daarnaast kan je dan per account bepalen tot welke rubrieken deze gebruiker toegang heeft en met welke rechten: enkel leesrechten of ook schrijfrechten. De beheerder van jullie abonnement kan deze rechten aanpassen via de rubriek ‘Opties’ - ‘Gebruikers toevoegen en bewerken’.

Verloopt alle VLAMO-communicatie (bv. nieuwsbrief, facturatie) vanaf nu enkel via het e-mailadres waarmee onze vereniging inlogt in Assist?

Neen. Het e-mailadres dat je gebruikt om aan te melden in Assist staat volledig los van andere communicatie met VLAMO. Indien nodig, zal er op dat e-mailadres enkel communicatie vanuit Assist verstuurd worden, over de werking van het programma of aankondigingen van nieuwe mogelijkheden. Alle andere communicatie met VLAMO zal gebeuren via de contactgegevens die je in Assist opgeeft onder de rubriek ‘Vereniging’ - ‘Algemene gegevens van de vereniging’ en dan onder ‘Contactgegevens’ en ‘Financiële gegevens’. Daar geef je het e-mailadres op van de correspondent en de factuurontvanger.

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Eens je aangemeld bent in Assist, kan je je wachtwoord wijzigen via de rubriek ‘Opties’ - ‘Mijn gebruikersaccount’.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?

Geen probleem, dit kan de besten overkomen. Als je het e-mailadres nog kent waarmee je je aanmeldt, klik dan hier om een nieuw wachtwoord op te vragen.

Hoe kan ik onze ledenlijst zien?

De ledenlijst van je vereniging kan je terugvinden op volgende manier nadat je bent aangemeld in Assist:

• Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  
• Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  
• (Via de verschillende dropdownmenu’s kan je kiezen welke info je wil zien.)
• Let er op dat je bij Werkjaar het huidige werkjaar hebt geselecteerd en bij Welke Leden: 'alle leden'.
• Je kan een Excel-export opvragen door rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon te klikken.

Zijn we verplicht om lidnummers toe te kennen aan onze leden?

VLAMO kent sinds enkele jaren geen lidnummers meer toe aan individuele leden. Dit is dus een veld dat eerder van toepassing is voor je eigen vereniging en niet meer voor VLAMO. 

We zijn er ons van bewust dat het storend kan zijn dat dit veld momenteel verplicht in te vullen is. De ontwikkelaar werd hiervan op de hoogte gebracht en doet het nodige om dit spoedig te verhelpen.

In afwachting daarvan mag je dit veld vrij invullen en dus per lid een eigen lidnummer bepalen of opgeven. De makkelijkste manier is om die hele kolom in Excel gewoon een lidnummer toe te kennen van 1, 2, 3 tot … Van zodra die hele kolom ingevuld is, kan je een nieuwe upload doen in Assist.

Waar vind ik het aansluitingsjaar/inschrijvingsdatum van een lid terug?

Je kan deze datum vinden via de detailfiche van een Lid:

Tabblad 'Leden' > Lidmaatschap per lid beheren > klik naast de naam van het gewenste lid op de bewerksleutel > veld ‘Inschrijvingsdatum’.

Kunnen we oude ledenlijsten terugvinden in Assist?

In Assist is het mogelijk om te selecteren op werkjaar (vanaf 2020) - zie tabblad Leden > Lidmaatschap per lid beheren. Ledenlijsten die dateren van voor de omschakeling naar Assist (juli 2020) kan je niet meer terugvinden.

Elke vereniging kan ook voor eigen boekhouding een Excel-export maken van de ledenlijst:

• Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  
• Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  
• Klik rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon (exporteren naar Excel)

Hoe zet ik mijn ledenlijst over naar het volgende werkjaar?

Met dit filmpje leer je in 2 minuten hoe je je leden kan overzetten van het ene naar het andere werkjaar.

Kan ik opzoeken of een lid al ingeschreven is bij VLAMO of moet ik alle gegevens opnieuw ingeven? 

Door de strengere GDPR-regels is het niet meer mogelijk om zomaar gegevens van een reeds ingeschreven lid bij VLAMO over te nemen. Je zal dus in jouw abonnement alle gegevens zelf moeten ingeven. Op zich is dat ook logisch, want anders kan eigenlijk iedereen die toegang heeft tot de VLAMO-databank aan alle gegevens van zo’n 60.000 leden… ook aan jouw persoonsgegevens dus. ;-)

Wat met de verplichte velden bij het ingeven van een nieuw lid? 

Het is zo dat er een aantal velden zijn die je verplicht moet invullen in Assist. Als je niet over deze gegevens beschikt, omdat iemand bv. geen e-mailadres of gsm-nummer heeft, dan kan je hier iets invullen waarvan je duidelijk kan zien dat het niet correct is. Zoals bv. het e-mailadres 'geenmail@geenmail.be' of GSM-nummer 0470 00 00 00. Deze velden kunnen op een later moment door het betreffend lid of de groepsverantwoordelijke up-to-date worden gebracht.

Hoe kan ik een persoon verwijderen uit ons ledenbestand?

Je kan een persoon verwijderen als Lid (via de rubriek ‘Leden’) en dit in alle werkjaren waarin zij/hij ingeschreven staat, om vervolgens deze persoon (in de rubriek ‘Personen’ dus) definitief te verwijderen uit jullie databank.

Meer gedetailleerd:

• Je verwijdert eerst de persoon in alle werkjaren waar hij/zij ingeschreven staat als Lid. 
• Vervolgens kan je via de rubriek ‘Personen’ dit Lid ook nog als ‘persoon’ verwijderen. Enkel nadat je dat gedaan hebt is dit Lid volledig verwijderd uit je databank.

Stel dat dit nog steeds niet lukt, dan zou het kunnen dat deze persoon nog op andere plaatsen gekoppeld staat, bv. als lid van de Algemene Vergadering, als bestuurder in het Bestuur van de VZW of als deelnemer aan een activiteit. Als je deze persoon dus definitief wil verwijderen zal je al deze koppelingen met deze persoon ook overal moeten verwijderen.

Mijn adresgegevens (of andere) zijn gewijzigd. Hoe kan ik die aanpassen? 

Wijzigingen van gegevens die van toepassing zijn op je lidmaatschap bij VLAMO geef je door aan de groepsverantwoordelijke van de vereniging(en) waarvan je lid bent.

Hij/zij kan dit aanpassen op volgende manier:

• Klik bovenaan op tabblad 'Leden'.  
• Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'.  
• Klik naast de gewenste naam op de bewerksleutel.
• Kies via het drop-downmenu Welke gegevens: ‘Persoonsgegevens’.
• Klik na aanpassing op het diskette-icoontje bovenaan om de wijziging op te slaan.

Hoe kan ik meerdere functies toekennen aan een lid?

• Klik bovenaan op tabblad 'Leden'. 
• Kies links op 'Lidmaatschap per lid beheren'. 
• Klik naast de gewenste naam op de bewerksleutel.
• Kies via het drop-downmenu 'Welke gegevens' voor ‘Gegevens lidmaatschap 2021’.
• Klik bij de gewenste LEDENGROEP op de bewerksleutel.
• Rechts naast “Functie” zal je een “+” (plusteken) zien staan.
• Wanneer je daarop klikt kan je extra functies toevoegen.
• Klik op het diskette-icoontje om de wijziging op te slaan.

Kan ik gegevens importeren via Excel?

Via de rubriek ‘Leden importeren en updaten’ is het mogelijk om een Excel te exporteren, in die Excel voor alle leden gegevens aan te passen en dan die aangepaste Excel terug op te laden. Dat is een handigere manier om gegevens bij verschillende leden in één keer aan te passen. Je zal merken dat eerst alle gegevens correct moeten opgeladen zijn (er moeten dus overal groene vinkjes staan in die lijst). Pas dan kan je naar de volgende stap, waar je nog een laatste keer zal moeten bevestigen of je de gegevens wilt overschrijven. Pas wanneer je die stap gedaan hebt, worden de gegevens aangepast. Het is dus normaal dat je de aanpassingen nog niet meteen te zien krijgt.

Bij foutmelding upload Excel is het mogelijk dat je niet de juiste Excel gebruikt om de import correct te laten verlopen.

Dit is hoe je dit correct kan doen:

• Ga naar de rubriek ‘Leden’ - ‘Leden importeren en updaten’.
• Selecteer bij ’Stap 1’ het juiste werkjaar, nl. ‘2020’.
• Klik op de knop ‘Excel downloaden’.
• Open die Excel op je pc en wijzig niets aan de structuur of aan de titelbalken e.d.
• Vul in de kolom ‘B’ (met als titel ‘Lidnummer’) bij elk lid het juiste lidnummer in. Dit is een verplicht veld dus zorg ervoor dat er ook effectief bij elk lid een lidnummer ingevuld staat. 
• Vermijd hierbij speciale tekens.
• Sla de wijzigingen in deze Excel op.
• Ga terug naar Assist en klik nu bij ’Stap 2’ op de knop ‘Excel zoeken op pc’.
• Zoek deze Excel op je pc en selecteer deze zodat deze gekoppeld wordt aan Assist (in Assist moet je naast de knop ‘Excel zoeken op pc’ de benaming vinden van deze Excel en verschijnt de knop ‘Excel opladen’)
• Klik op de knop ‘Excel opladen’ en wacht even tot de Excel opgeladen is.
• Volg vervolgens de stappen die Assist verder omschrijft.

In de tab "Vzw-helper" in Assist staan in het linkermenu de keuzeopties "ledenregister algemene vergadering" en "bestuur". Moeten die apart manueel ingegeven worden?

Het klopt dat er geen koppeling is met de rubriek Leden, of beter gezegd: die koppeling wordt niet automatisch gemaakt. Je zal dus eenmalig de lijst moeten ingeven, zo ook voor het bestuur.

Het is wel zo dat in de keuzelijst met leden die je kan koppelen uiteraard alle personen staan (en dus ook alle leden) met alle persoonsgegevens die al werden ingegeven, dat maakt het ingeven alvast een pak vlotter.

Onze groepsbeheerder is geen penningmeester en kan dus geen online betalingen doen via de rekening van de vereniging. Hoe kunnen we dan ons lidgeld betalen via Assist?

Als je als groepsbeheerder geen online betalingen kan doen via de rekening van de vereniging, is het natuurlijk niet de bedoeling dat je de lidmaatschapsbijdrage met je persoonlijke rekening gaat betalen. Enkele oplossingen:

• Bij de betalingsmogelijkheden kan je ook kiezen voor een betaling via SEPA (overschrijving). Op die manier ontstaat er een link die je kan doorsturen naar de penningmeester. 
• Je kan ook steeds de logingegevens voor Assist bezorgen aan jullie penningmeester of een bestuurslid naar keuze, die de betaling zo online via bancontact kan uitvoeren. 

Na betaling bezorgt onze boekhouding jullie de factuur. 

Kunnen we onze ledenlijst of verzekeringsopties in Assist nog aanpassen voor betaling? 

Zolang je de betaling niet hebt uitgevoerd, wordt het overzicht automatisch geüpdatet met het huidig aantal verzekeringen. Dat wil dus zeggen dat je nog wijzigingen kan uitvoeren bij je leden en pas daarna betalen. 

Ook na betaling van de factuur kan je op elk ogenblik nog leden toevoegen of verwijderen. Van zodra je personen toevoegt aan je ledenlijst in Assist én je de juiste verzekeringsoptie aanduidt, zijn zij meteen verzekerd. 

Waar vind ik het verzekeringsattest terug?

Het verzekeringsattest is voor jullie vereniging beschikbaar als download in Assist. 

Eens je bent aangemeld in Assist:

• Klik bovenaan op tabblad 'Vereniging' 
• Kies links 'Algemene gegevens van de vereniging' 
• Kies bij Welke Gegevens via het dropdown-menu: 'lidmaatschap bij VLAMO vzw' 
• Onderaan kan je het 'Verzekeringsattest 2020' downloaden.

Hoeveel kost de verzekering van onze leden?

De verzekering vormt een onderdeel van het VLAMO-lidmaatschap. Bij optie 1 hoort een basisverzekering, de opties 2, 3 en 4 bieden hogere waarborgen bij de verzekering.

• Optie 1: 8 euro per persoon
• Optie 2: 9 euro per persoon
• Optie 3: 10 euro per persoon
• Optie 4: 11 euro per persoon

Meer informatie over de verzekeringen vind je hier terug of bij onze verantwoordelijke verzekeringen Shirley Deceuninck (shirley.deceuninck@vlamo.be of 09 265 80 05).

Zijn onze leden het hele jaar door verzekerd?

De facturatie van onze aangesloten verenigingen start jaarlijks op 1 februari.

De verzekering blijft doorlopen tot de eerstvolgende facturatie en mits de bijdrage werd vereffend voor de vervaldatum vermeld op de factuur.

Nieuwe leden zijn verzekerd zodra je ze toevoegt aan de ledenlijst in Assist en de gewenste verzekering werd aangeduid.

Waar vind je het totaal aantal verzekerde leden in Assist?

Een overzicht van het aantal verzekerde leden en abonnementen op Klankbord kan je terugvinden via het tabblad ‘Vereniging’

• Kies links ‘Algemene gegevens van de vereniging’
• Selecteer in het drop-downmenu ‘Lidmaatschap bij VLAMO vzw’.

Indien je een Excel wil downloaden kan dat via de rubriek ‘Leden’ - ‘Leden importeren en updaten’.

In die Excel hebben we extra kolommen toegevoegd met Verzekeringen en Klankbord.

Waar vind ik de verzekeringsoptie per lid terug en waar kan ik dit aanpassen? 

•  Klik bovenaan op tabblad 'Leden'  
•  Kies links 'Lidmaatschap per lid beheren'  
  • Hier kan je een Excel-export opvragen door rechtsboven de ledenlijst op het X-icoon te klikken. De verzekeringsopties vind je uiterst rechts.
  • Je kan ook klikken op het sleutelpictogram naast de naam van elk lid
• Kies vervolgens bovenaan 'Gegevens VLAMO vzw'.
• Ook wanneer je een nieuw lid wil toevoegen - klik op 'Nieuwe leden inschrijven' - kan je de verzekeringsoptie terugvinden/aanpassen via 'Gegevens VLAMO vzw' in het dropdown-menu naast 'Welke gegevens'.

Waar kan ik onze abonnementen op het magazine Klankbord terugvinden?

Je kan de abonnementen terugvinden via de rubriek ‘Vereniging’ - ‘Algemene gegevens van de vereniging’ - ‘Lidmaatschap bij VLAMO vzw’. 

Indien je bepaalde abonnementsgegevens wil aanpassen of stopzetten, kan je ook mailen naar Elke Vermeire bij VLAMO via het e-mailadres klankbord@vlamo.be.

Om een abonnement op Klankbord toe te voegen of te verwijderen:

• Ga naar het tabblad Leden
• Kies links ‘Lidmaatschap per lid beheren’
• Klik op de Bewerksleutel naast de naam van het gewenste lid
• Kies bovenaan bij Welke gegevens: ‘Gegevens VLAMO vzw’
  • Om een abonnement te verwijderen klik je op het vuilnisemmer-icoon naast ‘Klankbord jaarabonnement’
  • Om een abonnement toe te voegen klik je dit aan in het drop-downmenu

Hoe bestel ik eretekens via Assist?

Met dit filmpje leer je in minder dan 5 minuten hoe je eretekens bestelt en betaalt via Assist.

Het adres verschijnt niet op de etiketten.

Indien je de adressen aanvult bij “Persoonsgegevens” dan verschijnen ze ook op de “adres etiketten”.