1. Wat?

De vrijwilligersvergoeding, ook wel de gewone forfaitaire kostenvergoeding genoemd, is een all-in kostenvergoeding, waarmee je als organisatie vrijwilligerswerk kan vergoeden. In dit bedrag zijn alle kosten inbegrepen. Het is niet nodig om bewijsstukken aan te leveren.

OPGELET:

  • Je kunt deze vergoeding niet combineren met de reële kostenvergoeding.
  • Deze kostenvergoeding is enkel combineerbaar met een verplaatsingsvergoeding voor max. 2000 km per jaar (= 2000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding).

Maakt jouw organisatie gebruik van de kilometervergoeding? 

Sinds kort worden de bedragen van de kilometervergoeding trimestrieel aangepast. In het Belgische Staatsblad van 2 december 2022 verscheen Omzendbrief nr. 711 met daarin de aangepaste kilometervergoeding. Het bedrag van de kilometervergoeding voor de periode van 1 oktober 2022 tot 31 december 2022 wordt vastgesteld op 0,4201 euro per kilometer.

Let wel! Dit gaat om een maximumbedrag. Organisaties bepalen steeds zelf welke onkosten vergoed worden en aan welk tarief, rekening houdend met dit maximumbedrag.

2. Voor wie?

Vrijwilligerswerk kan uitgevoerd worden door:   

  • mensen die zich inzetten in opdracht van een organisatie die geen winst nastreeft (feitelijke vereniging, private of publieke rechtspersoon, bv. vzw, openbaar bestuur).
  • vrijwilligers die dit onbezoldigd doen: vrijwilligerswerk wordt immers nooit betaald! 
  • mensen die het werk vrijwillig doen: niemand kan hiertoe gedwongen worden. 

3. Hoe?

Als organisatie moet je de forfaitaire kostenvergoedingen aan je vrijwilligers registeren. Hoe?

  • Leg een lijst aan per jaar, met de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen, de dag waarop ze een kostenvergoeding kregen en het bedrag.
  • Registreer de uitbetaalde kostenvergoedingen in de boekhouding of kas onder werkingskosten.

OPGELET: Ontvang je een vervangingsinkomen, zoals een uitkering van de RVA, het ziektefonds of een leefloon? 
Dan heb je meldingsplicht. Meer info op www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/wie-mag-vrijwilligen/

4. Bijzondere voorwaarden

Maximumbedragen 2023

  • Maximaal 40,67 euro per dag 
  • Maximaal 1626,77 euro per jaar 

Vrijwilligers mogen bovenstaande maxima niet overschrijden. OPGELET: deze maxima gelden niet per organisatie, maar voor alle kostenvergoedingen die een vrijwilliger in totaal ontvangt.

Deze vrijwilligersvergoeding wordt beschouwd als een terugbetaling van kosten en is daarom vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen. Stel dus geen fiscale fiches op! 

Verzekeringsplicht 

De opdrachtgever is verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen af te sluiten voor de vrijwilligers, bijvoorbeeld via VLAMO. 

5. Overzicht

+ -
Eenvoudig, zonder veel administratie Beperkte bedragen
Kan voor alle opdrachten Geen sociale bescherming
Verzekeringsplicht voor opdrachtgever Enkel cumul met verplaatsingskosten

Gerelateerd

Hiermee betaal je de werkelijk gemaakte kosten terug aan de hand van een bewijsstuk zoals een kasticket of een aankoopfactuur.

Vanaf 1 januari 2022 is er een nieuwe regeling voor verenigingswerk van kracht.

Hoe kun je je dirigent of vrijwilligers binnen je vereniging op een correcte manier vergoeden?